Idrætsforeningers tilmeldinger og billetsalg

Når idrætsforeningen eller andre lokale “arrangører” står får den årlige byfest, har der mange steder været tradition for at klare tilmeldinger manuelt, så en eller to har ansvaret for det, eller også har deltagerne bare skulle møde op på dagen. Hvis deltagerne bare skal møde op og betale på dagen, kan de give usikkerheder i forhold til mad, pladser og om arrangement kan løbe rundt økonomisk. Dertil koster det også de frivilliges tid at holde styr på tilmeldinger, som kan komme på alle mulige tidspunkter.

Derfor kan det være en god ide at bruge et billetsystem til at holde styr på tilmeldinger og eventuelle betalinger, så det bare er at hente en liste over deltagerne. Hvis der er betaling ved tilmelding, er der heller ikke nogen, der skal stå og fumle med betalinger, som måske kan være stressende at holde styr på, hvis alle tropper op samtidig, står i kø og måske ikke betaler med lige penge.

Økonomisk overblik

Med tilmeldinger kan der nemt krydses af på en deltagerliste, eller der kan fremvises billetter på, hvor mange der kommer til spisningen. Selv hvis folk bliver forhindret f.eks. sygdom, så er betalingen gennemført på forhånd. Det vil sige, at der er betalt for maden, uanset om den spises eller ej, så idrætsforeningen ikke behøver at stå med denne ekstraudgift. Dertil kan der laves forskel på børne- og voksenbilletter, lave entrébilletter med eller uden spisning eller andre forskellige billettyper. Med børne- og voksenbilletter kan der f.eks. bestilles mad i de rigtige forhold, hvis børn ikke spiser lige så meget som voksne.

Det er let af se, hvad indtjeningen er, og pengene bliver overført til idrætsforeningens konto i ét samlet beløb, så der er mindre bogføringsarbejde – modsat at sidde med hver enkelt betaling. Dertil er det også nemt at holde styr på prisforskelle, hvis der f.eks. er forskel i priser for børn, voksne samt  evt. frivillige. 

Brug det som et tilmeldingssystem

Man kan også bruge billetsystemet til ren tilmelding i forbindelse med sikkerhed, så man på forhånd ved hvem og hvor mange, der må komme. Der kan være grænser i forhold til f.eks. brandsikkerhed, eller bare for at sikre, at der er siddepladser nok til alle. Hertil er kan der billetscannes, så man er sikker på, at der kun kommer det forventede antal gæster.

Kombiner online og offline billetsalg

Er der nogle enkelte personer, der synes, at bestilling eller betaling online er besværligt, ikke den rigtige måde at gøre det på eller bare ikke beslutter sig før, de står ved indgangen, er det selvfølgelig også muligt at sælge billetter i døren, stadig registrere dem i systemet, hvis I ønsker det. Der kan derfor laves en kombination af salg online og offline, hvis det gør det nemmere for nogen at deltage, og I ønsker at imødekomme dette. Det behøver ikke være en enten/eller billetsalgsstrategi.

Eksempler på arrangementer

Der kan afholdes mange forskellige arrangementer i den lokale idrætsklub. Meget typisk afholdes der gerne byfester og fællesspisning, men der kan bl.a. også afholdes:

• Grillaften
• Bankoaftner
• Juletræsfest
• Fastelavnsfest
• Turneringer i fodbold, håndbold, badminton, osv.
• Foredrag eller andet underholdning
• Loppemarkeder
• Julemarkeder
• Sommerfest
• Sankt Hans
• Osv.

Hvis idrætsforeningen afholder loppemarkeder, kan der også sælges standpladser igennem billetsystemet, så der kan bestilles på alle tider af døgnet fra nær og fjern. Der loppemarked-entusiaster der gerne kører langt for at sælge deres ting, hvilket måske kan give en større udvalg, end hvad byen selv kan tilbyde fra gemmerne. Her har du også mulighed for at tage én pris for en stand, mens du måske giver de lokale mulighed for en billigere pris, fordi de måske ikke er profesionelle loppemarkedssælgere.

Hvis du reklamerer med det online og på sociale medier, kan du nå langt omkring, hvis du f.eks. har mulighed for at dele det i loppemarkeds-grupper. Hvis du får rygtet spredt om dit loppemarked blandt opkøbende entusiaster, skal du være opmærksom på, at de typisk møder op før start og finder de ting, der kunne give dem en stor værdi.

Samarbejde med det lokale

Er der et samarbejde med det lokale forsamlingshus, er det muligt at give nogen derfra adgang til billetsystemet. Adgangen kan f.eks. begrænses, hvis de kun skal have adgang til at se, hvor mange der kommer, eller kun kan lave ændringer, hvis det godkendes. Der er også mulighed for at begge parter bruger systemet fuldt ud, hvis det gør det nemmere for borgerne at finde alle arrangementer ét enkelt sted. Dette afhænger selvfølgelig af, om man kan finde en løsning, der fungerer for begge parter.

Læs mere om, hvordan din idrætsforening kan bruge Safetickets billetsystem.