Lokaler

Nogen foredrag kræver helt særlige omgivelser. Derfor kan det være vigtigt at finde de rette lokaler eller arealer, der giver den stemning og ro, som dit foredrag har behov for.

Hvilket lokale kan du holde foredrag i?
Hvor mange deltagere kan der være?
Hvordan er toiletfaciliteterne og parkeringsforholdene?
Er der udstyr til lyd, lys og mulighed for at vise noget på en skærm, hvis det er nødvendigt for dit foredrag?

Dato og klokkeslæt

Fastsæt dato – har du tidligere erfaringer du kan bygge den planlægning på?
Er dit type foredrag arbejdsrelateret, personligt – det kan påvirke tidspunktet

“Med Safetickets seatmap-funktion sætter vi bare systemet op med det antal billetter, vi har til salg, så passer det sig selv, indtil arrangementet er udsolgt. Det er genialt!”

– Palle Graff Mouritsen, Projektmedarbejder, TV MIDTVEST

Foredragsholder

Foredragsholderen er selvfølgelig centralt i planlægningen, men det er vigtigt at overveje, hvad personen og emnet betyder for resten af din planlægning.

Hvem holder foredraget?
Hvad handler emnet om?
Er det en foredragsholder, der ønsker ro eller aktiv deltagelse fra deltagerne undervejs? Hvis der skal være aktivitet skal der enten være plads til det, eller også skal publikum sidde tæt på for nemmere at kunne kommunikere.

Mersalg

Har foredragsholder en bog eller andet materiale, som skal sælges i forbindelse med foredraget?

Markedsføring

Emnet og foredragsholderen påvirker din målgruppe, og derfor skal du tage udgangspunkt i det, når du fastlægger markedsføringstiltagene. Hvis foredraget afholdes i forbindelse med en anden begivenhed, skal det også tænkes med i planerne.

Hvem er målgruppen?
Hvordan fanger du deres opmærksomhed?
Skal du bruge sociale medier, en hjemmeside, den traditionelle annonce i avisen eller noget helt andet?

Du kan se et eksempel på, hvad dine billetkøbere vil møde, når de køber billetter online hos dig, hvis du har valgt et Safeticket billetsystem.

Se foredragets købsforløb

Administration af billetsalg

Gør det administrative arbejde nemmere med et billetsystem. Afholdes dit foredrag som en aktivitet til et andet event, er det ikke sikkert, at billetterne koster noget, men det kan være en fordel betaling eller ej at vide, hvor mange der deltager.

Har du brug for et billetsystem til at sælge billetter online og tage imod betalingen?
Hvilket billetsystem kan tilbyde det, du har brug for?

• Hvornår får du pengene?
• Hvad koster det at have billetsystemet?
• Kan du sælge billetter online såvel som offline?
• Er du sikker på at billetleverandøren stadig eksisterer, når foredraget er afholdt?
• Kan billetsystemet det du har behov for?
  • Pladsbilletter, mulighed for rabatkoder, ekstra info om billetkøber, mersalg, reservation af udvalgte pladserandet?
• Koster det noget at få hjælp til billetsystemet?

Skal der tjekkes billetter i indgangen?
Skal de scannes for at undgå snyd eller er et manuelt tjek fint?

Økonomi

Hvordan du planlægger dit budget afhænger af, hvordan foredraget er sat op. For nogle er foredrag en indtjeningsmulighed, mens det for andre, f.eks. virksomheder handler om eksponering. I tilfælde af gratis arrangementer, kan det være en fordel at sætte betingelsen no-show-fee, så foredraget bliver prioriteret. Overvej hvad du vil have ud af dit foredrag.

Hvad skal oplægsholder have for foredraget? Hvis det er dig selv, handler det muligvis mere om, hvor stort et overskud du ønsker af foredraget.
Hvad koster lokalet?
Kræver det markedsføring for at få nok billetkøbere?
Koster et billetsystem noget at have?
Hvad er billetternes pris?
Hvor meget er billetkøbere villige til at betale for en billet?
Hvor mange skal der som minimum komme for, at du får overskud?