Lokalitet
Hvis du ikke allerede har et sted i tankerne, skal du overveje, hvilke forhold der er vigtige for at give en god oplevelse. Det kan være særlige omgivelser eller bestemte steder, der giver mening i forhold til emnet for konferencen.
Er der en eller flere lokaler til rådighed, så der evt. kan foregå flere ting sideløbende?
Hvor mange er der plads til i det enkelte lokale?
Hvis deltagerne skal have en fællesbesked i løbet af konferencen, er der så et lokale, med plads til alle?
Hvor mange er der maksimalt plads til?
Hvordan er parkeringsmulighederne?
Hvis konferencen holdes over flere dage, er der en god ide at undersøge, om der er muligheder for overnatning for gæster, der kommer langvejsfra.
Dato og klokkeslæt
Hvornår åbner konferencen?
Ankommer deltagerne på et bestemt tidspunkt eller tidsrum?
Er der fastlagt en tidsplan?
Hvor og hvornår skal de enkelte oplægsholdere på?