Lokalitet

Hvis du ikke allerede har et sted i tankerne, skal du overveje, hvilke forhold der er vigtige for at give en god oplevelse. Det kan være særlige omgivelser eller bestemte steder, der giver mening i forhold til emnet for konferencen.

Er der en eller flere lokaler til rådighed, så der evt. kan foregå flere ting sideløbende?
Hvor mange er der plads til i det enkelte lokale?
Hvis deltagerne skal have en fællesbesked i løbet af konferencen, er der så et lokale, med plads til alle?
Hvor mange er der maksimalt plads til?
Hvordan er parkeringsmulighederne?
Hvis konferencen holdes over flere dage, er der en god ide at undersøge, om der er muligheder for overnatning for gæster, der kommer langvejsfra.

Dato og klokkeslæt

Hvornår åbner konferencen?
Ankommer deltagerne på et bestemt tidspunkt eller tidsrum?
Er der fastlagt en tidsplan?
Hvor og hvornår skal de enkelte oplægsholdere på?

Emner og oplægsholdere

Til en konference skal du bruge oplægsholdere, der har en form for ekspertviden eller en med en særlig oplevelse indenfor det overordnede emne. Det kan være specialister på hver sit område eller eksperter på emner, der relaterer sig til dit overordnede emne.

Hvem er målgruppen, og hvilket emne skal de blive klogere på?
Hvem skal holde oplæg, og hvilket emne skal der tales omkring?
Er der et overordnet emne eller fag, hvor hver oplægsholder har hvert sit unikke emne?
Skal der være en hovedtaler, som ved, har oplevet eller eller er noget særligt indenfor emnet?
Hvis oplægsholder har noget visuelt med til at understøtte oplægget, hvilket udstyr er der til at vise materialerne?
Er lokalerne så store, at der kræves mikrofoner for at alle kan høre?

Forplejning

Ved en konference er det vigtigt at sørge for, at deltagerne får mad og drikke i løbet af dagen, så de har gode forudsætninger for at få en masse viden med sig hjem.

Er det tilkøb af mad og drikke eller er der forplejning med i prisen?

• F.eks. morgenmad, frokost
• Vand på flaske, kaffe, te
• Frugt, kage eller andre snacks

Skal forplejningen bruges til et tidspunkt for at netværke eller som pusterum fra ny læring?
Hvor lang en dag fordeles forplejning over?
Skal der tages forbehold for allergener?
Kan disse oplysninger indsamles under tilmelding eller hvordan finder du ud af, hvor mange du skal tage hensyn til?

Markedsføring

For at få flest mulige tilmeldinger – og måske endda udsolgt – skal du lægge en plan for din markedsføring. Hvis din konference ikke har eksisteret i mange år, skal du gøre opmærksom på det overfor en bestemt branche eller folk med interesse for det pågældende emne.

Hvem er målgruppen, og hvordan fanger du deres opmærksomhed?
Skal du bruge sociale medier, en hjemmeside, den traditionelle annonce i avisen eller noget helt andet?
Kan deltagere aktiveres på sociale medier og dele oplevelser derfra? På en langsigtet plan kan det være med til at promovere din konference fremadrettet.
Skal deltagerne kunne modtage/hente noget fra konferencen efterfølgende? Det kan være slideshow fra oplæg eller lign. Skal du sende det direkte, skal du formodentlig have indsamlet tilladelse til det – følg evt. op på markedsføringsloven.
Skal der optages billede-/videomateriale på konferencen?

Administration af billetter

Et billetsystem er formodentlig en nødvendighed for, at du kan holde styr på, hvor mange deltagere der vil være, og hvordan de skal fordeles i forskellige lokaler.

Hvilket billetsystem kan tilbyde det, du har brug for?

• Hvornår får du pengene til rådighed? Før eller efter afholdelse.
• Hvad koster det at have billetsystemet?
• Har du brug for udelukkende online billetsalg, eller har du også brug for et offline billetsalg ved siden af?
• Er du sikker på at billetleverandøren stadig eksisterer, når konference er afholdt?
• Kan billetsystemet det du har behov for?
  • Indsamling af særlige informationer om billetkøberne, såsom virksomhedsnavn, stillingsbetegnelse, evt. hvilke emner/spor der er interessante, så der kan planlægges størrelser af lokaler efter det, eller helt andre informationer.
• Koster det noget at få hjælp til billetsystemet?

Skal der tjekkes/scannes billetter i indgangen?
Skal deltagerne have udleveret navneskilte eller lign.?
Skal der være en indgang/et bord, der kan tage sig af billetter, der umiddelbart ikke bliver godkendt, så resten af køen ikke bliver generet af problemet? Dette er dog mest relevant, hvis alle kommer samtidig, og der scannes billetter.

Du kan se et eksempel på, hvad dine billetkøbere vil møde, når de køber billetter hos dig, hvis du har valgt et Safeticket billetsystem.

Se konferencens købsforløb

Økonomi

For at din konference kan afholdes på en god måde, skal der være styr på økonomien. Du skal være sikker på at pengene rækker til både leje af lokalitet, oplægsholdere, mv.

Hvad koster det at leje lokaliteten?
Hvor meget udgør omkostningerne til oplægsholdere?
Hvilke omkostninger er der til forplejning?
Hvor meget skal du bruge til markedsføring?
Hvor mange deltagere skal der være, før arrangementet økonomisk kan betale sig?
Hvor mange omkostninger må billetsalget udgøre?
Hvor mange medhjælpere er der brug for til at stable det hele på benene? Hvad får de som løn?
Har du samarbejdspartnere eller sponsorer til at dække nogle udgifter?