Fællesskabet i lokalsamfundet kan være vigtigt for at skabe liv og tiltrække tilflyttere til området. Derfor kan arrangementer som byfester, sommerfester, julefrokoster, fællesspisning, osv. være med til at skabe det sammenhold, der ønskes.
Hvis du ikke har erfaring med det, kan det dog være en større opgave at planlægge. Derfor er der hjælp at hente her, så du kommer godt i gang.
Årstiden, typen af dit arrangement og mulighederne i det lokale område kan påvirke, hvilke muligheder du har. Find det sted, der giver mest mening.
Hvad skal der holdes?
Hvor afholdes det? F.eks. forsamlingshus, idrætsforeningens lokaler, telt på en plads.
Skal der være plads til dans, spisning, underholdning, sportsaktiviteter?
Hvornår afholdes det?
Skal deltagerne være der fra start, eller kan de komme løbende?
"Super og effektiv service. Og der er altid hurtig svar på de spørgsmål, som måtte komme."
Ved langt de fleste arrangementer, der afholdes i det lokale samfund, er det en god ide, at der er mulighed for at få en bid mad, kaffe, vand eller noget helt andet. Spørgsmålet er bare, hvor omfattende det skal være, og hvilket slags arrangement du afholder.
Er det salg fra en bod, spisning med buffet eller servering eller noget helt andet?
Hvem laver maden?
Bestilles mad og drikke udefra?
Hører der noget drikkelse med til maden eller er der bar ved siden af, så man selv kan vælge?
Hvem betjener baren/boden?
Hvordan bliver maden serveret eller er der buffet?
Hvem står for servering og opvask?
“Donerer” de lokale selv f.eks. kage der sælges til kaffen for at bakke op om det lokale byliv?
Det kan være oplagt med underholdning eller aktiviteter til arrangement, hvis arrangementet ikke er underholdning i sig selv, som banko og øl- eller vinsmagning eksempelvis kan være.
Uanset underholdning; hvem står for aktiviteten?
Er det noget med spisning:
Byfester med aktiviteter, f.eks.:
Husk at lave turneringsplaner for de aktiviteter, det giver mening for. Det kræver evt. tilmelding af hold eller lign. Dette skal selvfølgelig også tænkes ind, om det skal laves på forhånd, eller om man kan tilmelde sig helt op til start. Det skal også overvejes, hvordan tilmeldingen skal foregå.
Hvem står for arrangementerne og underholdningen?
Er det en bestyrelse eller frivillige, der har ansvaret?
Får de noget for at stille deres tid og hjælp til rådighed?
Find ud af hvilke økonomiske overvejelser, der er i forbindelse med arrangementet. Er det vigtigt, at du som minimum får dækket omkostningerne, skal der være en bestemt fortjeneste eller er det vigtigste, at der kommer gang i arrangementerne og fællesskabet, hvis det er penge at afholde arrangementet for.
Hvor mange skal der minimum komme for, at det løber rundt?
Hvad koster lokaliteten at leje, hvis det ikke er egne?
Hvad koster mad og drikke?
Hvor meget udgør underholdningen?
Kan du få sponsorater fra lokale virksomheder, der f.eks. støtter med gevinster, noget til maden/drikkelsen til spisningen, eller bare lave aftaler om at låne udstyr til diverse aktiviteter og lign. Husk at have for øje hvad virksomhederne får ud af det (deltagelse, omtale pag. gevinster eller andet)
Selvom det er lokale arrangementer, kan det være en god ide at gøre opmærksom på kommende arrangementer, så alle får kendskab til det. Du kan overveje hvordan det er nemmest at lokke folk til.
Hvem er målgruppen, og hvordan fanger du deres opmærksomhed?
Hvordan sikrer du dig, at alle de lokale får besked om arrangementet?
Skal du bruge sociale medier, en hjemmeside, den traditionelle annonce i avisen, en seddel i postkassen eller noget helt andet?
Kan sociale medier hjælpe med at styrke det lokale sammenhold og fællesskab?
Du kan se eksempler på, hvad dine billetkøbere vil møde, når de køber billetter hos dig, hvis du har valgt et Safeticket billetsystem til byens lokale arrangementer.
Typisk er det de frivilliges tid der går til at holde styr på tilmeldinger, betalinger og lign., men ofte regnes deres tid ikke som en værdi. Det er ærgerligt, hvor det kan kræve både unødvendig tid og energi på noget, der kan løses nemt og enkelt for alle parter. Det kan måske afskrække nogen, at tilmeldinger foregår online, men det kan også tiltrække de yngre mennesker i området. Overvej hvem du vil imødekomme.
Skal der sælges billetter online, fysisk eller begge dele?
Er der mulighed for at købe på dagen?
Overvej hvor lang tid du skal have i forhold til at sørge for mad nok til alle.
Har du brug for et billetsystem til at tage imod betalingen?
Hvilket billetsystem kan tilbyde det, du har brug for?
Skal der tjekkes billetter ved starten af arrangementet?
Har du brug for hjælp? Ring til os på telefon 7020 4720