Tak. Vi ringer til dig.
×

Messe

Planlægning af en messe er essentiel og ikke noget, der skal gøres i sidste øjeblik. Du har typisk en række messestande, du skal have afsat til interessante virksomheder, og besøgende der skal markedsføres og sælges billetter til.

Sørg for at alt er klar og parat til, når messen starter med følgende input.

Inspiration til planlægning af messer

Lokalitet

En messe har det typisk med at kræve en del plads. Nogle messer kræver udendørs plads, mens andre kræver højt til loftet. Derfor skal lokaliteten passe til, hvilken slags messe, der er tale om.

Skal lokaliteten have en eller flere lokaler/haller/områder/arealer, så den kan inddeles efter bestemte emner, typer af virksomheder, årstider eller andre inddelingsmåder?
Hvor mange messestande er der plads til?
Er der forskellige muligheder ift. messestandens størrelse, muligheder for strøm og område for messen?
Bliver messestande inddelt efter kategori eller tilfældig placeret.
Hvordan er parkeringsmulighederne?
Hvor mange deltagere/besøgende kan du have på pladsen udover messestandenes tilknyttede antal personer? Skal der myndighedsgodkendelse til?

Messe
Dato for arrangement

Dato og klokkeslæt

Varer messen en eller flere dage?
Hvilket tidsrum er messen åbent i?
Forgår der noget særligt på de enkelte dage eller dele af dagen? Tiltrækker det i så fald flere folk på særlige tidspunkter?

 

Forfriskninger

En messe varer typisk flere timer, og derfor er det vigtigt at gæsterne kan finde mad og drikke, så de kan holde ud at gå rundt i længere tid. Hvis ikke du selv skal sørge for boder med forfriskninger, skal du sælge messestande til virksomheder, der kan stå for det.

Er der stande, der sælger mad og drikke?
Er det noget, du står for som arrangør, virksomheder med messestande eller begge dele? (Afhænger måske af hvilken type messe det er)
Er der noget mad og drikke for alle – dvs. forskellige valgmuligheder?

Kaffepause til arrangement

“For en stor virksomhed som FTZ er det rigtigt vigtigt, at vi ikke skal bruge ressourcer på fx at rykke for tilbagemeldinger. Tingene skal bare spille, og det gør de med Safeticket.”

– Jeanette Møller Hindsgavl, Marketing Coordinator & Teamleader, FTZ

Markedsføring

For at opnå den indtjening på messen, som du ønsker, skal der lægges markedsføringsplaner. Du skal finde ud af, hvordan du tiltrækker målgruppen. Er det en messe for vidensdeling, eller er det noget, hvor du rammer målgruppen bedst gennem sociale medier?

Hvem er målgruppen, og hvordan fanger du deres opmærksomhed?
Skal du bruge sociale medier, en hjemmeside, fagblad, nyhedsmails, trække på kontakter gennem kunder/virksomheder, den traditionelle annonce i avisen eller noget helt andet?
Kan deltagere aktiveres på sociale medier og dele oplevelser derfra?
Optag billede/videomaterialer evt. til markedsføring fremover ved gentagne messer.
Kommer der særlige indslag eller aktiviteter til messen, som kan tiltrække flere deltagere? Det kan både være sjovt og/eller fagligt.

Økonomi

Måske har du eller dem, du arrangerer messen med et mål for, hvilken indtjening messen skal give. Uanset skal der lægges et budget med overblik over omkostningerne og indtjeningen.

Hvor mange salgspladser og besøgende skal der minimum være for at dække omkostninger?
Hvad skal en plads til en messestand koste? Evt. pr. m2? Eller er der forskellige størrelser at vælge imellem?
Hvad er der med i prisen? F.eks. tilslutning af strøm, en komplet opsat messestand, eller er det noget de hver især står for?
Hvad koster billetterne?
Hvor mange medhjælpere skal der til at stable det hele på benene? Hvad får de som/i løn?
Hvor mange udgifter har du til markedsføring?

Kø til arrangementer

Administration af billetter

Når du både sælger messestande og almindelig entrébilletter, kan der bliver nok arbejde med at holde styr på billetterne, og hvor mange der bliver solgt af hvad. Et billetsystem klarer arbejdet, så du har alle informationerne samlet ét sted.

Billetsystemet kan tage imod betalinger og bestillinger, og evt. lette arbejdet i forhold til at administrere placeringen af messe stande og lign., hvis du har behov for det.

Hvilket billetsystem kan tilbyde det, du har brug for?

  • Hvornår får du pengene?
  • Hvad koster det at have billetsystemet?
  • Er du sikker på at billetleverandøren stadig eksisterer, når arrangementet er afholdt?
  • Kan billetsystemet det du har behov for?
    • Indsamling af særlige informationer om billetkøberne, såsom virksomhedsnavn, stillingsbetegnelse, eller helt andre informationer.
  • Koster det noget at få hjælp til billetsystemet?

Udstedes billetter gennem virksomheder eller sælges billetterne også til helt alm. B2C-kunder?
Skal være billetscanningen i indgangen?
Skal folkene på messestande selv sørge for navneskilte (eller gør du det og indhenter informationer gennem billetsystemet, for at gøre det nemmere for deltagerne)?
Skal deltagerne også have navneskilte?
Hvor mange kan du lukke ind ad gangen?
Skal der være en indgang/et bord, der kan tage sig af billetter, der umiddelbart ikke bliver godkendt, så resten af køen ikke bliver generet af problemet?

Har du brug for hjælp? Ring til os på telefon 7020 4720