4. april 2025 – af Signe Pedersen

10 tips der gør dit næste event til en succes

Afholdelse af events kræver planlægning, strategi og overblik. Uanset om du arrangerer en koncert, en workshop, en gymnasiefest eller et firmaevent, er der flere ting, du skal være opmærksom på.

Her er 10 ting, der gør dit næste event til en succes.

1. Start i god tid

Jo tidligere du går igang, desto bedre. Der er mange ting, der skal gå op i en højere enhed, og der kan komme mange uforudsete udfordringer. Derfor er det altid vigtigt at starte planlægningen i god tid, så du ikke står med stress og undgår øjebliksbeslutninger. Sørg for at lave en tidslinje med milepæle for alt fra billetsalg og markedsføring til logistik og afvikling på selve dagen.

2. Lav en tjekliste

Det kan være en god idé at lave en tjekliste, så du bevarer overblikket og ikke overser vigtige detaljer. Her har vi samlet en kort oversigt over centrale punkter til din tjekliste:

3. Brug et effektivt billetsystem

Det kan gøre din eventplanlægning mere smidig, hvis du bruger et brugervenligt og smart billetsystem til dit billetsalg. Med et billetsystem slipper du for manuel billetadministration, da billetsalg og deltageregistrering sker automatisk. Det gør det nemmere ved refunderinger og giver samtidig et blik over dine salgstal. Læs mere om Safetickets billetsystem.

4. Tilbyd early-bird billetter og rabatkoder

Alle elsker rabatter. Ved fx at tilbyde early-bird billetter eller rabatkoder, kan du give dine billetkøbere en følelse af eksklusivitet og måske give dem det sidste skub til at købe en billet.

5. Brug dine sociale medier

Rigtig mange mennesker bruger en stor del af deres tid på sociale medier, hvilket gør det til en effektiv platform for at øge dit billetsalg. Ved at promovere dit event på sociale medier som Facebook og Instagram kan du nå ud til et bredt publikum og sikre, at flest mulige bliver opmærksomme på dit event.

6. Hold dine billetkøbere i hånden

Det er vigtigt at holde dine billetkøbere opdateret med praktiske oplysninger og de nyeste informationer. Med det rette billetsystem kan du nemt sende servicebeskeder direkte til dine deltagere. Det er desuden vigtigt at være tilgængelig for sine billetkøbere, så sørg for at have en kundeservice, der er klar til at være behjælpelig med eventuelle praktisk spørgsmål, herunder ændringer eller refunderinger.

7. Indhent samtykke til nyhedsbreve

Dit billetsystem giver dig ofte mulighed for at lade billetkøbere tilmelde sig dit nyhedsbrev. Hvis du planlægger fremtidige events, er dette en oplagt måde at holde tidligere deltagere informeret og engagere dem i dine kommende arrangementer.

8. Alt skal være klar: Dobbelttjek før eventet

Som nævnt er der mange ting, der skal gå op i en højere enhed, når du planlægger et event. Derfor er det afgørende at dobbelttjekke alt fra start til slut. Hvis du bruger et billetsystem, bør du sikre, at opsætningen er korrekt, så du ikke risikerer at starte billetsalget med fejl.

Sørg også for, at eventlokationen er klar med den nødvendige tekniske opsætning, herunder lyd, lys og præsentationsudstyr. Tjek, at bemanding, logistik og eventuelle tilladelser er på plads, så alt forløber smidigt på dagen.

Til sidst er det altid en god idé at have en backup-plan, hvis der skulle opstå uforudsete udfordringer – på den måde er du bedst muligt forberedt på enhver situation.

9. Sørg for at opsamle video- og billedindhold

Det er en god idé at dokumentere eventet med video- og billedmateriale. Det kan bruges i efterfølgende markedsføring og skabe troværdighed omkring dine arrangementer. Samtidig kan det vække nysgerrighed og interesse for dine fremtidige events, da potentielle deltagere får et indblik i oplevelsen.

10. Efterfølgende refleksion

Det er vigtigt at følge op på eventet og notere, hvad der fungerede godt, samt hvor der opstod udfordringer. En grundig og konstruktiv evaluering hjælper dig med at finpudse dine eventplanlægningsfærdigheder og optimere fremtidige arrangementer.