Det tager 6 sek. pr. deltager – sådan billetscanner du tusindvis

Tema: Billetscanning og adgangskontrol

Når dørene åbner til et stort event, og tusindvis af deltagere står klar til at blive lukket ind på ganske kort tid, er det afgørende at det hele glider. Det kræver præcision, forberedelse og teknologi, der virker.

For nylig var Anders fra Safeticket A/S, på besøg hos en arrangør, der skal gennemføre et stort event med tusindvis af deltagere på samme dag. Sammen dykkede de ned i både tekniske og praktiske aspekter af adgangskontrol, og hvordan man sikrer en effektiv og gnidningsfri modtagelse. Uden lange køer og frustrerede gæster.

Høj kapacitet og lav ventetid

Kernen i et hurtigt check-in ligger i opsætningen: Hvor mange scannere? Hvor mange indgange/spor mv?

Det tager typisk 6 sekunder at scanne en gæst (gående). De 6 sekunder indbefatter; scanning (bip) og et personligt “goddag og velkommen” samt skift til næste deltager. Hver scanner afvikler derfor ca. 600 deltagere i timen.

Ved at benytte flere scannere og indgange/spor kan der skaleres op til at modtage tusindvis af deltagere i timen. Systemet synkroniseres i realtid, så der undgås manuelle checklister eller dobbeltarbejde.

Segmentering ved indgangene

Et andet vigtigt punkt er muligheden for at differentiere adgang. Har VIP’er deres egen indgang? Skal udstillere kunne komme ind tidligere? Med scanningsgrupper i Safeticket kan du præcist styre, hvilke billettyper der giver adgang til hvilke områder og på hvilke tidspunkter.

Det starter før eventet

Endelig blev det understreget, at en god check-in starter før dagen oprinder. Tydelig kommunikation til deltagerne, forudgående udsendelse af billetter og test af udstyr er afgørende for, at det hele spiller.

Det starter med mennesker – ikke bare teknologi

Selv den bedste adgangskontrol fungerer kun optimalt, hvis frontpersonalet der betjener den, er klædt godt på. Velinformerede og servicemindede medarbejdere er en mindst lige så vigtig del af en effektiv deltagerhåndtering som scannere og software.

Det handler ikke kun om at vide hvordan man klikker på en scanner og tjekker om en billet er gyldig, men også om at kunne hjælpe gæsten med typiske spørgsmål som for eksempel “Hvor er toilettet?”, “Hvornår starter programmet?”, “Hvor er garderoben?”. Når folk har kørt langt og endelig er ankommet, har de brug for tryghed, overblik og ikke mindst et venligt ansigt.

Derfor anbefaler vi altid at give frontpersonalet en kort men fokuseret briefing inden dørene åbner.

En god modtagelse starter med et smil, og det gør hele forskellen for deltagerens første indtryk af arrangementet.

Vi har over 15 års erfaring

Vi ved, at det afgørende for vores arrangører at have en smidig og sikker billetscanning og adgangskontrol. 

Derfor er du altid velkommen til at kontakte os for sparring og hjælp til dit næste event.

Læs mere om vores billetsystem og tilmeldingssystem.