Specialfelter

Bemærk: Specialfelter er ikke tilgængeligt for alle, men har du brug for den kan du kontakte os og få den slået til. Denne vejledning om hvordan det bruges, er derfor kun relevant for kunder, der benytter sig af specialfelter.

Har du brug for yderligere oplysninger til internt at tracke dine arrangementer, og holde styr på eller opdele arrangementer på baggrund af særlige parametre, kan du bruge specialfelter. Du kan f.eks. inddele arrangementer efter kategori, hvor stor en avance du har, hvilken afdeling der har ansvaret for arrangementet eller noget helt andet, der kan give mening for dig som arrangør.

Derfor skal du først og fremmest vælge, hvilke parametre der giver mening, og om det er noget, der skal vælges fra en dropdown-liste eller skal skrives i et tekstfelt med tal, bogstaver eller begge dele. I eksemplet er der tre felter, men skal du bruge flere, kan det selvfølgelig tilføjes. Dertil skal du vælge, om det enkelte specialfelt skal fremgå af en Arrangementseksport og en Indbetalingseksport, eller kun en af delene.

Arrangementseksport er en eksport-fil, dækkende over et eller flere arrangementer, hvoraf specialfelter også kan fremgå. Hvis du henter en samlet eksport over flere arrangementer, vil du kunne se, hvad der hører til hvilke kategorier eller hvad dine specialfelter oplyser, så det er nemt at sortere dine arrangementer efter de ønskede parametre.

Indbetalingseksport bruges kun af arrangører med eget cash flow, så arrangører kan sammenligne oversigten her med, hvad der går ind på bankkontoen. Specialfelterne fremgår af denne oversigt, så du kan se, hvad indbetalingerne hører til ud fra dine parametre, som f.eks. kategorier. Du kan naturligvis lave en eksport-fil af disse informationer for en måned ad gangen, så det bliver mere overskueligt.

Når du har taget stilling til, hvilke parametre og hvilke eksports de skal fremgå af, vil det minde om eksemplet her:

Få slået specialfelter til, så du har styr på indtjeningen ved dit billetsalg

Sådan indstilles specialfelter

Når specialfelterne er oprettet af Safeticket, kan du gå til Opsætning -> Specialfelter. Her ser du de oprettede felter, og hvilke indstillinger de har.

Se oversigten også specialfelter, der kan hjælpe dig med at få styr på din indtjening pr. solgt billet.

Har du et specialfelt, der er oprettet som et tekstfelt, kan du klikke ind på dette specialfelt. Her kan du sætte begrænsninger på, hvor mange tegn, der minimum eller maksimum må være. Hvis der ingen begrænsninger er, sættes antal tegn til 0. Dertil kan du vælge, om du tillader bogstaver, numeriske værdier eller begge dele. Dette kan afhænge af, hvilken slags oplysning du vil have. Husk at gemme ændringer.

Lav specialfelter som tekstfelter og få styr på dit online billetsalg.

Har du et specialfelt oprettet som dropdown, kan du også klikke ind på dette felt. Her får du mulighed for at tilføje de værdier, du kan vælge i mellem og opdele arrangementerne efter. Lav en intern beskrivelse og en værdi. Intern beskrivelse fremgår sammen med værdigen, når specialfeltet skal udfyldes på arrangementerne. Værdien fremgår for sig selv i eksporter. Når værdierne er tilføjet, er de gemt.

Specialfelter kan laves som dropdown, så du nemt kan finde den rigtige kategori for dit billetsalg

I eksemplet er der tre specialfelter:

Kategori: Her kan vi internt opdele efter arrangementets type, hvis det er vigtigt at holde styr på, hvad der er koncerter, hvad der er naturvandringer, osv. Det kan f.eks. bruges i større virksomheder, hvor der er en afdeling til forskellige typer af arrangementer, så man kan se, hvem der har ansvaret både i forhold til afholdelse og økonomisk.

Avancetype: Her vælges om avancen beregnes i procent eller beløb. Denne skal kobles sammen med næste specialfelt.

Avance: Her indtastes et tal, der angiver avancen, og denne skal holdes op imod avancetype, for at angive, hvad avancen er.

Når dine specialfelter er indstillet efter hensigten, skal du justere felterne til på hvert arrangement, hvis du allerede har flere oprettet. Går til Opsætning -> Arrangementer og ret dine arrangementer. Der er nu kommet en overskrift næsten nederst på siden, der hedder Specialfelter. Herunder ligger dine oprettede specialfelter, hvor du kan indstille dem efter arrangementet. Husk at gemme ændringer.

I eksemplet her indstilles kategorien til Foredrag – FOR, avancetypen er beregnet i procent og avancen er på 50, hvilket til sammen vil sige 50% i avance. Hvis der i stedet for procent havde stået beløb, ville det være en avance på 50 kr.

Specialfelter til arrangement. Hold styr på hvad du tjener på dine solgte billetter

Som du kan se fremgår både den interne beskrivelse og værdien i dropdown-specialfelterne.

Når det er specialtfelterne er udfyldt på et arrangement, vil du kunne finde informationen under Økonomi -> Omsætning -> Aktuelle/Afholdte -> Oversigt på det pågældende arrangement.

Specialfelter - arrangements oversigt så du har styr på omsætning og indtjeningen på dit billetsalg

Hent arrangementseksport

Skal du hente en arrangementseksport, skal du gå en Økonomi -> Omsætning -> Aktuelle/Afholdte. Her kan du vælge at hente en eksport for et enkelt arrangement (vælges til højre for arrangementets navn), eller du kan vælge flere arrangementer og hente en samlet eksport på knappen nederst.

I denne eksport får du kolonner til højre med dine specialfelter, som du kan bruge til at sortere din eksport-fil efter.

Hent indbetalingseksport

Skal du bruge en indbetalingseksport med informationerne, skal du gå til Økonomi -> Indbetalinger. Her kan du vælge, hvilken måned i hvilket år du vil hente informationer på. Her for du en eksport-fil over de indbetalinger (altså ordrer), der har været igennem Safeticket, hvor der også er kolonner med dine specialfelter.