Valg af billetsystem – få de vigtigste spørgsmål og svar

Overvejer du at skifte billetsystem eller vælge dit første?

Her finder du svar på de spørgsmål, arrangører oftest stiller:

Økonomi og gebyr

Hvad er gebyrstrukturen – betaler jeg pr. billet, fast månedspris eller en kombination?

Safeticket opkræver et gebyr pr. solgt billet – der er ingen fast måneds- eller abonnementspris. For betalte events er gebyret 6 kr. (ex. moms) + 1 % af billetprisen pr billet. For gratis events er gebyret 6 kr. pr. tilmelding (ex. moms). Du betaler altså kun pr. tilmelding, hvilket gør systemet særligt attraktivt for arrangører med varierende eventvolumen.

Hvem betaler gebyret – mig som arrangør eller billetkøber?

Det kan du selv bestemme. Mange arrangører vælger at lægge gebyret oven i billetprisen, så det reelt set er gæsten, der betaler. Andre arrangører foretrækker at afholde udgiften selv og præsentere en “alt inklusiv”-pris. Safeticket giver dig fleksibiliteten til at vælge den model, der passer til dit event og din målgruppe.

Hvornår og hvordan udbetales pengene?

Indbetalinger fra billetkøberne samles og udbetales til din konto 2-3 bankdage efter endt event. Du har til enhver tid adgang til et klart økonomi-overblik i din administrationspanel, hvor du kan følge salget i realtid.

Eget-Cashflow (tilvalg)

Med eget Cashflow tikker pengene løbende ind på din konto i takt med, at billetterne bliver solgt. På den måde skal du ikke vente, til arrangementet er slut, for at få dine billetindtægter ind på din konto. For at få dit eget cashflow skal du lave en indløsningsaftale med en eller flere kortindløsere. Vi samarbejder med Nets, Teller, ClearHaus og Bambora. Håndtering af dine kortbetalinger kan varetages af enten ePay eller Quickpay – vi samarbejder med begge. Derudover skal alle arrangører godkendes af Safeticket, før vi kan tilbyde denne løsning.

Kontakt Safetickets danske support, hvis du har spørgsmål.

Funktionalitet

Understøtter systemet forskellige billettyper – early bird, VIP og gratis billetter?

Ja. Safeticket understøtter et bredt udvalg af billettyper: ståpladser, siddepladser, børne- og voksenbilletter, fribilletter, early bird-billetter og VIP. Du opretter præcis de typer, dit event kræver, og kan styre pris, antal og synlighed.

Kan jeg sætte kapacitetsgrænser op for mit event?

Ja. Du definerer den maksimale kapacitet for hvert event og for de enkelte billettyper. Systemet opdaterer automatisk den tilgængelige kapacitet i realtid, så du aldrig risikerer oversalg. Når en kategori er udsolgt, lukkes salget automatisk.

Er der mulighed for rabatkoder og kampagner?

Ja. Du kan oprette rabatkoder med fast beløb eller procentvis rabat og sætte en udløbsdato. Derudover understøttes early bird-priser, der automatisk skifter til normalpris på en dato, du selv vælger. Det giver dig effektive værktøjer til at drive tidligt salg og belønne loyale gæster.

Kan jeg sælge merchandise eller tillægsydelser sammen med billetten?

Safeticket giver dig mulighed for at tilbyde tilkøb i købsflowet – fx t-shirts, parkering eller forplejning.

Integration og API

Kan billetsystemet integreres med andre systemer?

Ja. Med Safetickets API kan du få billetsystemet til at kommunikere med din hjemmeside, en partners hjemmeside, dit CRM-system eller noget helt fjerde – helt automatisk.

Det sparer tid på manuel vedligeholdelse og sikrer, at data altid er opdaterede på tværs af de platforme, du bruger i hverdagen.

Er API’et svært at komme i gang med?

Safetickets API er veldokumenteret og lige til at gå til. Har du en udvikler tilknyttet, kan integrationen sættes op uden større besvær. En typisk anvendelse er at overføre deltagerdata automatisk til et eksternt system uden manuel eksport. Dokumentationen findes på www.safeticket.dk/dokumentation/api/.

Betaling

Hvilke betalingsmetoder understøttes?

Gæsterne kan betale med de mest udbredte metoder i Danmark:

Det brede udvalg af betalingsmuligheder minimerer friktionen i købet.

Hvor sikker er betalingsløsningen?

Alle betalinger håndteres via certificerede betalingsgateways, der lever op til PCI DSS-standarderne for sikker kortbetaling. Kortdata sendes aldrig til eller lagres hos Safeticket. Det betyder, at du som arrangør ikke skal bekymre dig om betalingssikkerhed – det er håndteret på infrastrukturniveau.

Hvordan håndteres refusioner og aflysninger?

Skulle du blive nødt til at aflyse eller udskyde et event, kan du refundere billetter og sende beskeder direkte til alle tilmeldte fra systemet. Refusioner kan udstedes til de berørte gæster. Det præcise flow afhænger af din opsætning. Safetickets danske support hjælper dig igennem processen, hvis situationen opstår.

Brugeroplevelse

Hvor let er købsflowet for gæsten – hvor mange klik kræver det?

Safetickets checkout er optimeret til at minimere antallet af trin og reducere frafald. Gæsten vælger billettype, udfylder nødvendige oplysninger og gennemfører betaling i et strømlinet flow. Flowet er fuldt mobiloptimeret og fungerer uden problemer på smartphones, tablets og desktop.

Kan jeg tilpasse billetshop og digitale billetter til mit brand?

Ja. Du får din egen billetshop med eget logo og brandfarver. Billetterne, der udsendes til gæsterne, kan ligeledes tilpasses, så oplevelsen er sammenhængende fra shop til billet. Din shop er adskilt fra andre arrangørers events, så dine gæster ikke præsenteres for konkurrerende events.

Udstedes digitale billetter automatisk?

Ja. Så snart en gæst gennemfører et køb, udsendes en digital billet automatisk pr. e-mail. Billetten indeholder en stregkode til scanning ved indgangen. Du som arrangør slipper for manuelt at håndtere billetter og bekræftelsesmails.

Tilgængelighed og WCAG

Er billetsystemet WCAG-tilgængeligt – og hvad betyder det for mine gæster?

WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) er den internationale standard for tilgængeligt webindhold. Når et billetsystem lever op til WCAG, betyder det, at gæster med funktionsnedsættelser – fx synshandicap, motoriske udfordringer eller kognitive vanskeligheder – kan gennemføre et billetkøb på lige fod med alle andre. Det er ikke blot god praksis; for mange offentlige institutioner og kommunale arrangører er WCAG-overholdelse et lovkrav. Safetickets billetshop version 2.0 er bygget efter WCAG’s fire hovedprincipper fra et teknisk standpunkt for at sikre minimal teknisk barrier.

Adgangskontrol/check-in

Er der en app til scanning og check-in ved døren?

Ja. Safeticket stiller en gratis scanning-app til rådighed. Med appen kan dine medarbejdere scanne gæsternes stregkode ved indgangen og verificere billetternes gyldighed. Appen er tilgængelig til iOS og Android og kræver ingen ekstra betaling.

Kan jeg have flere scannere og medarbejdere aktive på samme tid?

Ja. Der er ingen begrænsning på antallet af samtidige scannere. Det er oplagt ved større events, hvor du har brug for flere indgange og et hurtigt flow. Alle scannere arbejder mod den samme realtidsliste, så systemet opdateres øjeblikkeligt, uanset hvilken indgang gæsten bruger.

Giver systemet realtidsdata over salg og fremmøde?

Ja. Fra din administrationspanel kan du følge billetsalget live – antal solgte billetter, omsætning og restkapacitet. Under selve eventet opdateres fremmødelisten i realtid efterhånden som gæsterne checkes ind. Det giver dig et præcist øjebliksbillede og gør det nemt at disponere medarbejdere og ressourcer på dagen.

Data og GDPR

Hvem ejer persondata – mig som arrangør eller platformen?

Du som arrangør og dataansvarlig ejer persondata i billetsystem.
Safeticket A/S er databehandler på dine vegne og bruger ikke dine gæsters oplysninger til egne kommercielle formål. Det er et afgørende punkt at få afklaret, inden du vælger et billetsystem – og her er svaret hos Safeticket klart.

Overholder systemet GDPR, og er der en databehandleraftale?

Ja. Safeticket er et dansk selskab og opererer i overensstemmelse med GDPR. Der kan indgås en databehandleraftale (DPA), som er et lovkrav, når du som dataansvarlig benytter en tredjepart til at behandle personoplysninger på dine vegne. Tag kontakt til Safeticket for at få aftalen på plads.

Hvor er data og billetsystemet hostet?

Safeticket hoster alle data i et dansk datacenter, og platformen er udviklet og drevet i Danmark. Det sikrer en høj grad af databeskyttelse, hurtig adgang til systemet og overholdelse af gældende danske og europæiske regler. For arrangører, der er bevidste om, hvor persondata fysisk befinder sig – fx offentlige institutioner, foreninger eller virksomheder med skærpede datasikkerhedskrav – er dansk hosting en væsentlig forskel sammenlignet med internationale billetsystemer, der gemmer data på servere i USA eller andre lande uden for EU.

Support

Er der dansk support?

Ja. Safeticket tilbyder dansk telefon- og mailsupport uden ekstra betaling.

Hvor lang er onboarding-processen, og kræver det teknisk opsætning?

Safeticket er designet til at komme hurtigt i gang uden teknisk forhåndsviden. Du opretter din konto gratis, opsætter dit event og er klar til at sælge billetter i løbet af kort tid. Systemet kræver ingen serveropsætning, ingen integration og ingen IT-afdeling. Har du spørgsmål undervejs, sidder den danske support klar til at hjælpe.

Andre artikler: Læs om tilmeldingssystem