Når idrætsforeningen eller andre lokale “arrangører” står får den årlige byfest, har der mange steder været tradition for at klare tilmeldinger manuelt, så en eller to har ansvaret for det, eller også har deltagerne bare skulle møde op på dagen. Hvis deltagerne bare skal møde op og betale på dagen, kan de give usikkerheder i forhold til mad, pladser og om arrangement kan løbe rundt økonomisk. Dertil koster det også de frivilliges tid at holde styr på tilmeldinger, som kan komme på alle mulige tidspunkter.
Derfor kan det være en god ide at bruge et billetsystem til at holde styr på tilmeldinger og eventuelle betalinger, så det bare er at hente en liste over deltagerne. Hvis der er betaling ved tilmelding, er der heller ikke nogen, der skal stå og fumle med betalinger, som måske kan være stressende at holde styr på, hvis alle tropper op samtidig, står i kø og måske ikke betaler med lige penge.