Brugerdefinerede billetnumre

Har du en samarbejdsaftale med en forlystelsespark, et museum eller lign. om at sælge x antal af deres entrébilletter, kan du stadig bruge Safeticket til at sælge billetter igennem. Ved brug af funktionen Brugerdefinerede billetnumre, kan billetter solgt gennem Safeticket også bruges i det pågældende steds billetscanning.

Bemærk: Denne funktion er ikke automatisk tilgængelig for alle arrangører. Hvis du får brug for funktionen, skal du kontakte os. Vi slår den til, og du kan hurtigt komme videre.

Første step er selvfølgelig at lave en aftale med det pågældende sted. Du skal have tilsendt en række billetnumre i en Excel-fil, som du kan sælge som billetter igennem dit billetsystem. Når billetnumrene er modtaget, er du klar til at oprette det i dit billetsystem.

Først opretter du et arrangement med tilhørende billettyper. Har du brug for hjælp til denne del, kan du finde det her. Vær opmærksom på, at du skal have lige så mange billetnummerlister, som du har billettyper. Har du 5 billettyper, skal du have 5 billetnummerlister.

Du går nu til Opsætning -> Brugerdefinerede billetnumre

Du trykker nu Opret Billetnummerliste

Kald listen noget, som du kan genkende og giver mening både i forhold til stedet og evt. årstal for sæsonen. Det er udelukkende et internt navn, så billetkøbere vil ikke kunne se det. I eksemplet her kalder vi det Eksterne billetnumre.

Herefter trykker du Opret billetnummerliste

Nu kan du tilføje værdier, altså de billetnumre, du har fået tilsendt. Har du den i Excel, kan du trykke Importér værdier fra Excel, så du ikke manuelt skal tilføje samtlige værdier.

Find Excel-filen og tryk Upload fil. Husk at du kun kan uploade en fil med 10.000 værdier ad gangen. Har du flere billetnumre end 10.000, der skal på samme liste, skal du dele filen op. Vær også opmærksom på, at du kan opleve problemer, hvis du har dubletter på din liste, eller hvis der er tomme felter i din liste. Slet dubeltter og tomme felter, før du oploader listen – det er ikke nok at skjule felterne/rækkerne.

Du får nu en liste over billetnumre. Hvis du har flere billettyper, skal du huske at oprette flere forskellige billetnummerlister.

Gå nu til Opsætning -> Arrangementer

Ret billettypen på dit arrangement ved at trykke på billettypens navn.

Du er nu på siden Ret billettype og skal rulle ned til overskiften Antal billetter til salg.

Under Billetnummerliste vælger du nu den liste, du netop har oprettet, og gemmer i bunden af siden. Du kan kun bruge en billetnummerliste til én billettype – et billetnummer er unikt og kun solgt én gang. Du kan derfor kun vælge lister, der endnu ikke er brugt på en billettype. Sælger du billetter til stedet over flere sæsoner med opdaterede billetnumre, skal du altså oprette en ny liste for hver gang, du har en ny sæson, da du ikke kan genbruge en liste til trods for ubrugte billetnumre.

Når du har valgt en billetnummerliste, justerer Safeticket automatisk antal billetter til salg ned til det antal billetter, der er billetnumre til. På den måde sælger du ikke flere billetter, end der er til rådighed. I eksemplet justerer Safeticket antallet fra 144 ned til 9 stk., fordi der kun er 9 billetnumre på listen:

Nu er de brugerdefinerede billetnumre tilføjet, og du er klar til at teste dit billetsalg, inden du sætter dit arrangement i salg.

Vi opfordrer til, at du altid laver en test på, om det virker hos dem, du har indgået en aftale med. Det vil sige, at du skal tage en billet med til partnerens billetscanning for at teste om stregkoden virker. Alternativt tilsend dem PDF’en og bed med tjekke, om det virker. Hvis den ikke virker, skal du tjekke sammen med partneren, at du har fået de rigtige billetnumre tilsendt. 

Overvejer du, hvorvidt det er nødvendigt at teste, vil vi gøre opmærksom på, at billetkøberen nødig skal have købt en billet og ikke kan komme ind. Det vil være en træls situation for alle parter, at en billetkøber har brugt penge (og tid) på noget, der ikke virker.

Når billetnumrene er testet og fungerer, som de skal, kan du sætte dit arrangement i salg.

Når du klikker dig ind på værdierne for din billetnummerliste, har du muligheden for at trykke på knappen Eksportér værdier til Excel.

I denne eksportfil kan du få et overblik over, hvilke billetnumre der allerede er blevet anvendt og hvilken ordre de er tilknyttet, om de er refunderet eller annulleret. Du kan også se kontrolkoden, hvis du har indlæst sådan en i forbindelse med indlæsning af billetnumre (ved oprettelse af listen).

Du refunderer billetter med brugerdefinerede billetnumre på samme måde, som du normalt refunderer en billet. Der kan ske to forskellige ting, når du refunderer (eller annullerer) en billet, der har et brugerdefineret billetnummer, som afhænger af den tilhørende billetnummerlisten indstillinger:

1. Når du refunderer en billet, vil den ikke længere være gyldig som normalt. Det brugerdefinerede billetnummer bliver dermed ugyldig og kan ikke bruges igen, hvis du ikke har valgt at genbruge de brugerdefinerede billetnumre. Normalt vil man frigive pladsen til en anden ved en refundering ved alm. billetnumre, men fordi det brugerdefinerede billetnummeret er sat ud af spil, kommer der ikke flere pladser på billettypen – med mindre du tilføjer nye billetnumre.
2. Hvis du genbruger refunderede/annullerede billetnumre frigives pladsen igen, når du refunderer, og det brugerdefinerede billetnummer kan nu bruges til en ny køber. Ulempen/risikoen ved det, kan du læse i følgende afsnit.

Når du opretter en billetnummerliste, kan du vælge, om du vil genbruge billetnumrene, HVIS du refunderer eller annullere nogle købte billetter tilhørende denne liste.

Risikoen ved at genbruge billetnumrene er, at du i praksis har to identiske billetter ude. Hvis den første køber prøver at få scannet sin billet til trods for refundering eller blot ved en forglemmelse herom, kan der opstå et problem. Ved scanning vil scanneren blot angive den førstankomne billet som godkendt. Scanneren kan ikke se forskel på om det er den refunderede/annullerede billet eller den betalte billet, der genbruger et tidligere anvendt billetnummer.

Det vil derfor være en risiko, som du som arrangør skal vurdere, om du vil tage, og i så fald hvordan det håndteres, hvis uheldet skulle opstå. Det er op til dig at vurdere, hvilke eller hvor store konsekvenserne kan være ved dette.

Hvis du ikke vil genbruge dem, er der ingen risiko for at have flere identiske billetter i omløb. Til gengæld går billetnumrene tabt, hvis du refunderer eller annullerer billetter.

Når du finder værdierne for en billetnummerliste, har du mulighed for at trykke Slet ud for hver enkelt billetnummer.

Er billetnummerlisten allerede tilknyttet en billettype, får du en besked om, om du er sikker på, at du vil slette billetnummeret. Hvis du sletter et billetnummer, der allerede er i brug på en billet, kan du lave rod i systemet, da billetnummeret så fjernes fra den tilhørende ordre. Det kan skabe problemer. Derfor anbefaler vi, at du dobbelttjekker, at det er et billetnummer, der endnu ikke er i brug, før du sletter. Du får en “er du sikker” besked, så du ikke kommer til et billetnummer ved et enkelt forkert klik.

Hvis du sletter et brugerdefineret billetnummer fra et billetnummerliste, der ikke allerede er tilknyttet en billettype, er det knap så farligt. Du får stadig en “er du sikker” besked, så du ikke kan slette et billetnummer ved et enkelt forkert klik.