Tak. Vi ringer til dig.
×

Sådan håndterer du arrangementer og billettyper

En hurtig gennemgang af oprettelsesprocessen.

 


Systemgennemgang

Trinvis gennemgang af arrangementsoprettelse i billetsystemet

Her gennemgår vi oprettelsesprocessen for dit arrangement. For at oprette dit første arrangement i billetsystemet er der et par punkter der skal være på plads inden.

Du skal have oprettet følgende:

– En bankkonto til afregning (medmindre du kører på jeres egen indløsningsaftale)
– En lokalitet med minimum en sektion hvor arrangementet skal afholdes. Hvis du ønsker at bruge nummerede pladser skal der endvidere være oprettet et seatmap der skal knyttes til lokaliteten.


Opret arrangement

Oprettelse af arrangement

Arrangementer oprettes via menupunktet “Arrangementer” ved at klikke på “Opret arrangement” i den blå menu, eller linket “oprette et nyt arrangement” i teksten.

dok-arrangementer-i-safeticket

Oprettelsen af et arrangement sker i to dele, først oprettes arrangementet hvorefter der tilknyttes de ønskede billettyper på arrangementet.

Når et arrangement er oprettet og der er solgt en eller flere billetter på arrangementet, er det ikke længere muligt at slette det fra oversigten.

For at oprette arrangementet skal du udfylde en række felter med information om arrangementet.

Oplysning til brug ved oprettelse af arrangement

Arrangementets navn
Angiver det navn der skal bruges i administrationen
Primær info til billetterne
Angiver den tekst der står med stor skrift øverst på billetarket
Kategori
Angiver den kategori det pågældende arrangement er tilknyttet. Vises kun hvis der er oprettet kategorier i administrationen.
Momskode på event *
Angiver om arrangøren er momspligtig eller ej, bruges til at vise moms på billetterne eller ej.
Max. billetter pr. ordre
Angiver hvor mange billetter der maksimalt kan bestilles af gangen pr ordre.
Postforsendelse
Angiver hvorvidt det er muligt at få billetterne sendt med posten og ikke kun leveret som "Print Selv" som PDF. Bemærk: Postforsendelse håndteres direkte af Safeticket og giver ikke arrangøren ekstra arbejde.
* Salg i døren
Angiver hvordan eventuelt salg i døren skal foregå.
Venue / Lokalitet
Angiver hvor arrangementet afholdes. Ved oprettelse af billetter på ar- rangementet kan der vælges sektioner fra denne lokalitet.
Arrangementstype
Angiver om arrangementet er offentligt tilgængeligt (og dermed synligt på websitet) eller om det er et lukket arrangement og derfor ikke synligt direkte på websitet. Lukkede arrangementer kan tilgås via et direkte link.
Visning i oversigt
Angiver hvordan arrangementet skal vises i arrangementsoversigten.

Mulige angivelser:
- Udeladt
- Fra offentliggørelse (Altid synlig)
- Fra offentliggørelse til billetsalg slutter
- Fra offentliggørelse til billetsalg slutter + 1 dag
- Fra offentliggørelse til afholdelse
- Fra offentliggørelse til afholdelse + 1 dag (Standard)
Samle-arrangement
Bruges til at tilknytte det nye arrangement til et eksisterende samlearrangemet. Feltet vises kun hvis der er oprettet minimum et samlearrangement.
Offentliggørelse
Angiver dato og tidspunkt for offentliggørelse af arrangementet på jeres safeticket-side.
Billetsalg starter
Angiver dato og tidspunkt for start af billetsalget.
Billetsalg slutter
Angiver dato og tidspunkt for afslutning af billetsalget.
Afholdelse
Angiver dato og tidspunkt for afholdelse af det aktuelle arrangement.
Billetskabelon
Angiver hvilken billetskabelon man ønsker at benytte til arrangementets billetter. Den generiske skabelon er standarden lagt ind af Safeticket. Det er mu- ligt at få produceret individuelle skabeloner. Kontakt Safeticket for yderligere information.
Teaser
En kort tekst der vises på forsiden af websitet, samt typisk over den lange beskrivelse.
* Billetbillede
Angiver hvilket billede der skal bruges på billetten. Standard : Billetterne anvender det i systemet uploadede billede. Individuelt pr. billet: Her skal brugeren uploade et billede ved bestillingen, dette billede bruges så på billetten som billede-ID. Ved valg af individuelt billede kan der kun bestilles en billet pr. ordre.
Bemærkninger Under billetkøb
Angiver en tekst der bruges som bemærkning under billetkøbet. Denne kan være identisk med bemærkningen på billetten.
Bemærkninger På billetten
Angiver en tekst der bruges som bemærkning på billetten. Denne kan være identisk med bemærkningen under billetkøbet.
Lang beskrivelse
Angiver en tekst der bruges til at "sælge" arrangementet på hjemmesiden. Her kan man med fordel skrive lidt om hvad det er for et arrangement mm.
Billede (højde*bredde i pixels)
Angiver det ene billede der bruges på arrangementet, størrelserne er fast definerede i designet. Der kan i nogle tilfælde være mere end 2 billeder.
Betalingsinformation
Anvendes kun til kunder der IKKE har egen indløsningsaftale
Bankkonto
Vælg den bankkonto pengene skal overføres til efter afholdelse
Overførselsbesked
Anvendes som tekst ved overførsel til kundens bankkonto efter afholdelse. Bemærk : Overførselsbesked kan maksimalt være 20 tegn ved normal overførsel og 30 tegn ved overførsel med lang besked (imod gebyr)
Overførselsnote
En længere tekst der udsendes pr. e-mail ved afregning af arrangementet. Kan f.eks. bruges til at vejlede bogholderen i hvordan den pågældende indtægt fra arrangementet skal bogføres.

Bemærk: Funktioner markeret med stjerne (*) kan aktiveres ved henvendelse til Safetickets support. Funktionerne er ikke aktive som standard da det er meget få af vores kunder der benytter dem. Det er gratis at få funktionerne aktiveret.


Skærmvisning fra oprettelse af arrangement

dok-opret-nyt-arrangement


Opret billettype på arrangementer

Der er ingen begrænsing af hvor mange billettyper der kan tilknyttes et arrangement, ligesom der heller ikke er nogen begrænsning på antallet af samtidige arrangementer.

Billettyper oprettes fra samme side som arrangementer, ved at klikke på “Ny billet” ud for det pågældende arrangement.

dok-opret-billettype-i-safeticket

Oplysninger til brug ved oprettelse af billettype

Nedenstående tager udgangspunkt i oprettelse af en billet med unummerede pladser, se siden omhandlende seatmaps for oprettelse af billettyper med nummerede pladser.

Sektion
Angiver hvilken sektion der skal anvendes (Sektionen er en underafdeling af den lokalitet, der er valgt på arrangementet)
Synlighed
Synlig
Billetten er synlig i det almindelige købsforløb samt i "Salg i døren"

Skjult
Billetten er ikke synlig for billetkøbere eller i "Salg i døren" Dette kan f.eks. bruges til at skjule en billettype der ikke længere skal sælges, f.eks. en early-bird billet, eller en billettype der er udsolgt, så den ikke længere optræder i oversigten.

Kun synlig ved salg i døren
Billetten er som navnet antyder, kun synlig ved "Salg i døren" funktionen.
Billettens navn 1
Angiver overskriften på billet-snippen
Billettens navn 2
Angiver undertitlen på billetsnippen
* Der kan være billetskabeloner hvor denne titel ikke findes.
Pris (kr.)
Angiver billetprisen inkl. moms, pr. billet. Hvis arrangementet ikke er momsbelagt angiver det naturligvis bare billetprisen.
Antal billetter til salg
Angiver hvor mange billetter der er til salg af den pågældende type.
F.eks. 100 billetter. Ønskes det efterfølgende at sælge yderligere 100 billetter af denne type, rettes tallet da til 200.
Billetsystemet melder automatisk udsolgt når alle billetter er solgt eller reserverede.
Se også vejledningen til brug af kapacitet hvis du har flere billettypper.
Max. billetter pr. ordre
Angiver hvor mange billetter af denne type der maksimalt kan bestilles af gangen pr ordre. Hvis dette tal er højere end den totale værdi angivet på arrangementet har værdien på arrangementet forrang for denne.
Billetgebyr
Angiver om billetgebyret skal være synligt og dermed tillægges billetprisen, eller være skjult således at arrangøren betaler billetgebyret til Safeticket.
* Det er muligt at angive et andet billetgebyr, end det der afregnes med Safeticket.
Forsendelsesgebyr
Angiver om gebyr for postforsendelse (DKK 30,00 inkl. moms) skal pålægges billetkøberen eller ønskes afholdt af arrangøren.
Forsendelse kan deaktiveres på arrangementsnivau så det kun er muligt at benytte sig af Print-Selv.
Billede
Angiver billedet der skal anvendes på billetten.
Reklame
Hvis billetskabelonen understøtter reklamebillede indsættes det her.

Bemærk: Funktioner markeret med stjerne (*) kan aktiveres ved henvendelse til Safetickets support. Funktionerne er ikke aktive som standard da det er meget få af vores kunder der benytter dem. Det er gratis at få funktionerne aktiveret.

“link I kolonne skal skiftet” (vejledningen til brug af kapacitet)

Skærmvisning fra oprettelse af billettype

dok-opret-billettype-med-kapacitet


Preview af arrangement

Preview af arrangement og billettype

Når der er oprettet et arrangement og minimum en billettype er du klar til at sælge dine billetter. Det kan dog være en fordel lige at kontrollere at alle oplysninger på arrangementet og billetten fremtræder som ønsket og forventet.

Fra arrangementssiden i Safeticket kan du nemt og hurtigt tage et preview af både arrangement og billet.

dok-preview-arrangement-og-billet

Du kan se en prøvevisning af arrangementssiden ved at klikke på preview ud for arrangementet markeret med rød firkant, for en billettype ud for den pågældende billettype, her markeret med grøn firkant.

Ved preview af billet vises billetten i PDF-format.
Bemærk: Billetten giver ikke adgang til arrangementet og stregkoden er ugyldig og vil derfor blive afvist. Hvis kommentarene på billetten går ud over kanten af indholdsfeltet, kan dette korrigeres med indsættelse af linjeskift i kommentaren på billetten.

Såfremt arrangementet er et “Lukket arrangement” kan linket til arrangementssiden findes ved at klikke på “Link”, her markeret i den blå firkant. Dette link kan videregives til de folk der skal have adgang til at købe billet til det pågældende arrangement.


Kopiering af arrangement

Kopiering af arrangement

Hvis du har flere ens arrangementer, f.eks. arrangementer der gentages på flere datoer eller samme arrangement der afholdes forskellige datoer vil vores “Kopier til ny” funktion sandsynligvis være en stor hjælp i dit daglige arbejde med billetsystemet.

Du kan bruge funktionen “Samlearrangementer” til at gruppere de arrangementer der hører sammen, så de kun vises en gang i oversigten. Her kan læse mere om samlearrangementer

Du kan altid kopiere et aktuelt eller tidligere afholdt arrangement til et nyt, direkte fra arrangementssiden.

dok-kopier-arrangement-til-nytDu kopierer et arrangement ved at klikke på “Kopier til ny” i højre side af arrangementsoversigten.

Herefter skal du trykke OK til at du ønsker at kopiere arrangementet.

Du møder herefter en arrangementsside næsten identisk med den almindelige “rediger arrangement” side, blot med den forskel at du i toppen af siden skal vælge om du ønsker at kopiere billettyperne med fra arrangementet, eller om det kun er arrangementet.

dok-kopier-billetterHvis det kopierede arrangement er identisk med det oprindelige arrangement, men måske afholdes på en anden lokalitet eller dato, er det blot enkelte rettelser du skal udføre for at oprette det kopierede arrangement.


Samlearrangementer

Samlearrangementer

Samle-arrangementerne bruges til at knytte flere arrangementer sammen og optræder i oversigten som et samlet arrangement, hvor den viser det førstkommende arrangement som forsidevisning, medmindre man selv har skrevet en alternativ overskrift og teaser, der så vil blive vist.

Inde under selve arrangementet vil man møde det førstkommende arrangement i samle-arrangementet, og når dette er afholdt, vil det næste arrangement blive vist som forside i samle-arrangementet.

Hvis flere arrangementer afholdes på samme tidspunkt, viser systemet det arrangement der er offentliggjort først, og hvis det også er samtidig, sorteres efter arrangementets titel. Man kan således nemt bruge tidspunkt for offentliggørelse til at styre rækkefølgen i samlearrangementerne, ved blot at lave et minuts forskel.

Ligeledes er det nemt for billetkøberen at se de andre muligheder, da de andre arrangementer under samle-arrangementet vises typisk lige under “Køb billet” knappen.

Samlearrangementer oprettes fra “Arrangementer” ved at klikke på “Samle-arrangementer” i den blå menu

dok-opret-samlearrangement

Et samle-arrangement kan oprettes med blot en intern titel, og hvordan de samlede arrangementer skal relateres. Det er også muligt at skrive en selvstændig tekst til samlearrangementet, der så vises i stedet for teaser og overskrift fra det førstkommende arrangement.

dok-opret-samlearrangement-formular

Arrangementer under et samlearrangement kan relateres på en af følgende måder:

Variant: Dato
Her vises et felt med “Andre datoer” på arrangementer der er samlet. Denne
mulighed kan f.eks. anvendes til et arrangement der foregår på samme lokalitet, på forskellige datoer.

dok-samlearrangement-andre-datoer

Variant: Lokalitet
Her vises et felt med “Andre lokaliteter” på arrangementer der er samlet. Denne mulighed kan f.eks. anvendes til arrangementer der rejser rundt i landet og foregår forskellige steder, så man viser billetkøberne de andre lokaliteter og datoer.

dok-samlearrangement-andre-lokaliteter

Variant: Titel
Her vises et felt med “Andre arrangementer” på relaterede arrangementer, f.eks. en sammenhængende foredragsrække eller tilsvarende.

dok-samlearrangement-andre-titler

Tilknytning af arrangementer til et samlearrangement kan ske enten direkte fra oprettelsen af et arrangement, eller ved at klikke på “Arrangementer” udfor et samlearrangement.

dok-samle-arrangementer-tilknyt

Herefter markeres de arrangementer der skal tilknyttes det pågældende samlearrangement og ændringerne gemmes.

dok-samle-arrangementer-tilknyt-visning


Rettigheder

Arrangements rettigheder

Man kan på et arrangement tildele brugere af typen billetscanner adgang til at scanne billetter til det pågældende arrangement, eller til at sælge billetter i indgangen, via “Salg i døren” funktionen. Dette sker under punktet “Rettigheder” hvor man kan give udvalgte billetscanner-brugere adgang til at scanne billetterne. På den måde behøver man ikke superbruger-rettigheder for at lukke gæster ind til et arrangement eller for at sælge billetter i døren.

dok-arrangements-rettigheder

Her tildeler man den pågældende bruger rettighed til at sælge og scanne billetter, eller kun den ene rettighed, alt efter hvad der er behov for.

dok-tildel-rettighed

Ved at markere feltet “Rettighed” og gemme ændingerne har brugeren adgang til den pågældende funktion på det aktuelle arrangement når brugeren er logget ind.

Har du brug for hjælp? Ring til os på telefon 7020 4720